Gestione dei documenti nell’ingegneria meccanica

L’ingegneria meccanica e l’impiantistica, come qualsiasi altro settore, devono gestire una mole sempre crescente di dati e documenti. Riuscire in quest’impresa è un fattore importante per il conseguimento della redditività. Ma la gestione dei documenti richiede molto di più che una semplice identificazione dei documenti e la loro archiviazione in una memoria comune. Si tratta di strutture in cui i documenti sono collegati e di un controllo adeguato dei documenti che vanno organizzati in modo tale da soddisfare i requisiti specifici del settore.

La gestione dei documenti nel file system

Oggi, per gestire i propri documenti di progetto, molte aziende si basano sul file system di Microsoft Windows. In questo sistema si archiviano i documenti in cartelle organizzate manualmente in alberi. Questo è un processo soggetto a errori la cui gestione richiede molto tempo. Inoltre è estremamente difficile trovare i documenti, soprattutto quando sono stati depositati da qualcun altro. Spesso, inoltre, questi documenti vengono spostati accidentalmente nella cartella sbagliata e, con la stessa frequenza, gli stessi documenti possono essere trovati in più rami dell’albero delle cartelle. Questo rende impossibile determinare quale documento è valido con conseguenti conflitti di modifica e attività che si basano su documenti obsoleti.

La gestione dei documenti in soluzioni DMS convenzionali

I sistemi di gestione dei documenti o gli archivi digitali utilizzano i tag per accelerare il recupero dei documenti. Inoltre essi sono in grado di prevenire i conflitti di modifiche e la ridondanza dei dati.

Ciò che questi sistemi non possono fare, tuttavia, è di replicare la struttura di una macchina in modo indipendente dal documento. Ciò costituisce uno svantaggio importante per i team di ingegneria meccanica e impiantistica che sono abituati a lavorare e pensare in strutture di progetto e di prodotto. Quando si accede alla descrizione di una pompa installata, ad esempio, essi hanno bisogno di sapere esattamente quante volte è stata installata e dove. Le caratteristiche o i “tag” del documento non sono semplicemente in grado di fornire questo tipo di informazioni.

La gestione dei documenti con soluzioni DMS della categoria DMStec

Le soluzioni DMS della categoria DMStec consentono di creare le strutture di un prodotto, un impianto o un progetto in modo indipendente dai documenti e quindi memorizzare i documenti in queste strutture. Ciò avviene mediante riferimenti. Eventuali modifiche al documento vengono apportate esclusivamente alla fonte, il che significa che sono disponibili ovunque.

Il principio fondamentale di DMStec fornisce la base per la creazione automatica di dossier di macchine e di progetto. Dal momento che queste strutture possono anche contenere documenti connessi al ciclo di vita di macchine, impianti e progetti, una volta completata la fornitura, il dossier della macchina statica diventa un dossier di ciclo di vita dinamico.

Commento all’immagine: il componente della struttura in DMStec fornisce anche la base per un controllo professionale e trasparente dei documenti.