Quando un processo aziendale può definirsi realmente digitale?

Nella pratica si trovano spesso processi che sono solo in apparenza digitali. Tuttavia, un processo digitale si può definire tale solo se vi sono informazioni utilizzabili che possono essere ulteriormente elaborate.
Oggi bisogna fare un’attenta valutazione per distinguere in un’azienda i processi digitali falsi da quelli reali. Il fatto che l’informazione non sia più cartacea, non significa per questo che sia digitale, ma è piuttosto semplicemente “elettronificata”. La fattura scansionata spedita da un fornitore al proprio cliente per e-mail ne è un tipico esempio. Le informazioni contenute nella fattura non sono utilizzabili digitalmente. Per un processo aziendale veramente digitale occorrono informazioni che siano realmente digitali.
Nel caso della fattura, è necessario innanzitutto che i dati delle immagini vengano letti mediante Optical Charakter Recognition, siano riconosciuti i dati d’intestazione e di posizione e, idealmente, confrontati con un ordine di base nel sistema ERP. Se il valore dell’ordine coincide con il valore della fattura, viene impiegato un workflow che trasmette i dati della fattura alla contabilità finanziaria per il pagamento: la classica elaborazione automatizzata delle fatture senza intervento dell’uomo ed esempio lampante di un vero processo aziendale digitale. Esso caratterizza, pertanto: informazioni utilizzabili digitalmente, elaborate meccanicamente, e sistemi collegati fra loro a tale scopo.
Ciò che nel campo commerciale vale per le fatture, può essere applicato anche nei reparti di progettazione e sviluppo. Una richiesta di modifica di un prodotto creata come PDF nel software PLM non è ancora un’informazione utilizzabile. Per diventare tale, l’istruzione in essa contenuta deve essere separata e associata automaticamente con il rispettivo componente. Il semplice fatto che le singole voci della modifica siano specificate nella richiesta non consente ancora di classificarla completamente come digitale. E non è soltanto l’informazione sulla modifica che deve essere disponibile a livello digitale e deve essere collegata con la documentazione di modifica, bensì anche l’incarico che ne deriva.
Se, pertanto, nell’ambiente PLM deve nascere un processo aziendale digitale, non è sufficiente mandare un incarico per e-mail e aggiungere i componenti in questione come allegato. Piuttosto l’incarico deve essere attribuito nel software PLM mediante un file d’incarico e ciascun documento deve essere presente una sola volta. Il processo di modifica nel sistema PLM guida poi tutti i dati di prodotto e i documenti collegati alla modifica, accompagnati dal file d’incarico.
Questi due scenari dimostrano cosa rappresenta un reale processo digitale. L’azienda deve creare i requisiti tecnici informatici necessari. Sono tre i settori essenziali per la digitalizzazione: il sistema ERP (con SCM, Business Intelligence e manutenzione) per il collegamento di produzione, finanze, vendita e assistenza, i sistemi Office inclusi Intranet, il portale e il sistema CRM nonché i software PLM per la realizzazione e la gestione del prodotto.