Al giorno d’oggi, negli studi d’ingegneria e nelle aziende che producono impianti collaborano spesso team specializzati distribuiti in varie aree geografiche. Durante i processi di sviluppo i vari partner lavorano con documenti sensibili operando oltre i confini aziendali. Il Product Lifecycle Management deve essere considerato, pertanto, come una risposta globale, l’elemento essenziale di Collaborative PLM. L’interazione richiede strumenti professionali per lo scambio dei dati. Finora e-mail e FTP erano i metodi di trasporto generalmente più usati ma presentano tuttavia evidenti svantaggi: lo scambio di e-mail non è sicuro ed è poco indicato per i documenti confidenziali. Con il trasferimento mediante FTP vi è il rischio che le versioni dei file vengano accidentalmente sovrascritte e che la registrazione non avvenga in maniera adeguata, inoltre si possono effettuare solo l’upload e il download. In azienda però si ha spesso l’esigenza di condividere file di grosse dimensioni. Sono necessari, inoltre, il controllo dei documenti, il versionamento, la concessione di diritti e la creazione di stanze di progetto individuali.

Piattaforme di scambio dei dati come Dropbox nascono originariamente dal settore privato, ma nel frattempo propongono spesso una variante per uso professionale. Se però bisogna tener conto anche dell’aspetto della confidenzialità dei documenti e della possibilità di cartelle di dati diverse per gruppi di utenti dedicati, allora esse non sono adeguate alle esigenze specifiche del settore tecnico.

Per i documenti sensibili è necessario garantire la sicurezza a vari livelli: sia durante la trasmissione dei dati che durante la modifica registrata dei file. Il principale svantaggio delle comuni piattaforme di scambio dei dati consiste tuttavia sicuramente nel fatto di non essere integrate nel panorama esistente del Collaborative-PLM. Pertanto, continua a sussistere una discontinuità nel panorama dei sistemi esistenti. I processi nella condivisione del lavoro e durante le attività di progetto, disegno CAD, modifica degli ordini, elaborazione di gare d’appalto e altri documenti tecnicj, non sono collegati tra loro senza soluzione di continuità.

Le cartelle di dati virtuali creano un ponte per le aziende tecniche per accedere ai file in modo controllato. Una cartella di dati virtuale è una piattaforma digitale per scambiare le informazioni in modo veloce e sicuro e per migliorare l’efficienza della condivisione delle informazioni tra i vari partecipanti al progetto. Questo genere di piattaforme è indicato per essere impiegato nei processi in cui vi è un’intensa comunicazione come, ad esempio, fra i reparti di progettazione e i partner (di sviluppo) esterni. In questi gruppi di sviluppo va messo in atto un lavoro di collaborazione, riservatezza e integrazione nei sistemi esistenti. La complessità tecnica attualmente crescente aumenta l’esigenza di scambio di informazioni. Partner esterni, clienti o fornitori di unità produttive distaccate devono poter cooperare in modo coerente e affidabile, senza interruzioni di sistema o cambio d’interfaccia. Qui entrano in gioco piattaforme di scambio dei documenti per utenti professionali che collegano i processi tra interni ed esterni. Mediante tali cartelle di dati virtuali avviene lo scambio dei file in modo sicuro e tracciabile, oltre i confini aziendali e di sistema.

Soprattutto nelle aziende tecniche dominano strutture predeterminate, flussi e processi di abilitazione che una stanza di progetto può riprodurre correttamente. Chi guida una stanza di progetto virtuale può attraverso una sofisticata strategia di controllo dell’accesso controllare con precisione quale partecipante al progetto può intervenire sui documenti e in quale momento. Mediante funzioni di monitoraggio integrate e un’autorizzazione dedicata agli utenti, è possibile risalire a tutte le attività intercorse. Ad esempio, con la sincronizzazione di dati CAD o di specificazioni tecniche attraverso la stanza di progetto, i progettisti e i partner di sviluppo accedono in qualsiasi momento ai file aggiornati. Poiché i file non sono localizzati eventualmente nella posta in ingresso delle e-mail di un collaboratore, con una stanza di progetto virtuale non si dipende dalla presenza o meno di tale collaboratore né dallo stato di avanzamento del lavoro di altri partecipanti al progetto. Inoltre, attraverso la funzione Sync vi è la possibilità di modificare i file offline.

Le stanze di progetto virtuali di PROOM consentono ai partecipanti del progetto di concentrarsi sui contenuti e non sull’aspetto gestionale. In questo modo i progetti vengono realizzati più velocemente e con successo, rispettando le direttive sulla compliance.

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L’installazione del modulo “Enterprise Transaction Orientated Replication“ (ETOR) di PRO.FILE garantisce una collaborazione trasversale nelle aziende che utilizzano Profile in più sedi. Per il Collaborative PLM, PRO.FILE mette un sistema scalabile a disposizione dei vari componenti del team che collaborano in diverse parti del mondo.

In un ambiente di produzione globale, ciò è oltre che utile anche necessario in quanto non solo le grandi imprese, ma anche le PMI manifatturiere del settore ingegneristico e impiantistico o dell’industria automobilistica effettuano la progettazione e lo sviluppo in sedi geograficamente distanti. I documenti vengono, pertanto, elaborati da partner diversi che agiscono al di fuori dei confini della propria azienda. La collaborazione tra persone dislocate in località geograficamente distanti richiede una buona coordinazione e condivisione in tempo reale, nonché un accesso veloce a dati aggiornati per tutto il team.

Il sistema ETOR di PRO.FILE garantisce una soluzione attraverso la replica dei dati di sviluppo. Ogni sede ha infatti tutti i dati disponibili in loco. L’elaborazione dei dati CAD, il loro accesso, la lettura, la visualizzazione e la memorizzazione non richiedono la trasmissione al server centrale. La moderna tecnologia di database garantisce che comunque venga rispettato il principio di gestione del ciclo di vita del prodotto (PLM)  secondo il quale tutti gli utenti devono lavorare su un database comune.

Con una banca dati performante ogni sede può lavorare con un proprio database e avere, inoltre, completamente a disposizione in loco tutti i modelli CAD e altri documenti di sviluppo. Ciò significa che lettura, visualizzazione e memorizzazione avvengono sempre sul posto. Successivamente il server locale trasmette i dati  a tutte le altre sedi che acquisiscono così autonomia in quanto, anche se si perde il collegamento con il server centrale PLM, l’operatività di ciascuna sede è sempre garantita. Al ripristino della connessione, i dati di sedi e centrale vengono sincronizzati automaticamente.

La replica dei dati nelle varie sedi produce una sostanziale semplificazione della collaborazione di sviluppo tra team dislocati in località geografiche lontane. Condizione essenziale è una sincronizzazione affidabile tra il database centrale e le modifiche apportate a livello locale. Soltanto così i vari team potranno continuare a lavorare anche in caso di interruzione della connessione, senza mettere a rischio l’integrità dei dati dell’intero sistema. Con un semplice clic sarà possibile scambiare interi assiemi in modo sicuro, senza errori o conflitti di modifica.

Un sistema Collaborative PLM deve riprodurre chiaramente in modo trasversale i flussi di lavoro all’interno di un’azienda. In PRO.FILE il progettista può generare per ciascun prodotto delle cartelle seguendo la struttura predefinita nel sistema CAD. Nelle cartelle si possono inserire disegni, distinte base, documenti tecnici, calcoli, ecc. Generalmente la procedura d’ordine inizia con l’arrivo dell’incarico. Il responsabile del progetto immette il nuovo incarico nel sistema ERP con un numero preciso che verrà poi automaticamente trasferito con i metadati dell’incarico (nome cliente, descrizione del prodotto, numero di articolo) al software di PLM nel quale verrà appunto generata una cartella dell’ordine recante tale numero. Il progettista riceve la specifica dell’ordine, copia la struttura del progetto dalla cartella del prodotto nella cartella dell’ordine e vi inserisce poi tutti i dati necessari.

Nella cartella del prodotto sono sempre documentate le versioni aggiornate dei disegni, mentre nella cartella dell’ordine viene illustrato cosa è stato realmente creato. Quando l’incarico è pronto, i disegni vengono trasmessi alla produzione. Una directory nel sistema di PLM registra lo stato di lavorazione del prodotto. Ciò consente di dimostrare quando un disegno è stato spedito al cliente /alla produzione e in quale versione. L’azienda può pertanto tracciare l’intera procedura d’ordine, dall’arrivo dell’incarico, alla progettazione e alla produzione.

Altrettanto prezioso l’uso di PRO.FILE come Product Data Backbone  quando rende tracciabili e archivia in qualsiasi momento gli incarichi e lo storico delle versioni dei documenti relativi ad un ordine. Grazie ad esso, l’azienda è in grado di gestire in modo efficiente le procedure d’ordine e consegnare puntualmente al cliente i prodotti finiti. A questo punto non avrà più alcuna importanza se le persone coinvolte in questo iter sono nel proprio paese o all’estero e se i team risiedono tutti in paesi geograficamente vicini o lontani.