DMStec

Il vantaggio di sfruttare PRO.FILE come Product Data Backbone è che esso ha funzionalità DMS molto più ampie rispetto ai normali sistemi PDM. In confronto ai DMS “convenzionali“, il software è in grado di soddisfare il livello di complessità molto elevato presente nell’ingegneria meccanica e nell’impiantistica, nelle aziende chimiche o energetiche o in altri ambiti tecnici. In questi settori si tratta dell’archiviazione in strutture e su tali basi del supporto nella gestione dei processi e dei progetti. Per la categorizzazione di questo segmento DMS viene utilizzato anche il concetto di “DMStec”.

5.1 Document management

Negli studi d’ingegneria meccanica, la questione della gestione dei documenti rappresenta una sfida che deve essere gestita a livello interdipartimentale e intradisciplinare. Essa è direttamente legata ai flussi di lavoro e al controllo dei relativi documenti. Il modo di lavorare, spesso orientato al progetto, determina obblighi specifici per i sistemi di gestione dei documenti. I documenti delle diverse discipline e dei diversi settori devono essere riuniti e tenuti sempre completi e aggiornati.

Una linea guida pubblicata dall’Associazione tedesca costruttori di macchine e impianti (VDMA) fornisce assistenza per la scelta, l’implementazione e l’uso dei sistemi di gestione dei documenti. Essa descrive le funzioni di base dei sistemi di gestione dei documenti e offre intuizioni su come separare e integrare un sistema documentale con altre soluzioni IT come, ad esempio, CAD, ERP e sistemi di authoring.

L’ingegneria meccanica e l’impiantistica, come qualsiasi altro settore, devono gestire una mole sempre crescente di dati e documenti. Riuscire in quest’impresa è un fattore importante per il conseguimento della redditività. Ma la gestione dei documenti richiede molto più che una semplice identificazione dei documenti e la loro archiviazione in una memoria comune. Si tratta di strutture in cui i documenti sono collegati e di un controllo adeguato dei documenti che vanno organizzati in modo tale da soddisfare i requisiti specifici del settore.

La gestione dei documenti nel file system

Oggi, per gestire i propri documenti di progetto, molte aziende si basano sul file system di Microsoft Windows. In questo sistema si archiviano i documenti in cartelle organizzate manualmente in alberi. Questo è un processo soggetto a errori la cui gestione richiede molto tempo. Inoltre, è estremamente difficile trovare i documenti, soprattutto quando sono stati depositati da qualcun altro. Spesso, inoltre, questi documenti vengono spostati involontariamente nella cartella sbagliata e, con la stessa frequenza, gli stessi documenti possono essere trovati in più rami dell’albero delle cartelle. Questo rende impossibile determinare quale documento è valido con conseguenti conflitti di modifica e attività che si basano su documenti obsoleti.

La gestione dei documenti in soluzioni DMS convenzionali

I sistemi di gestione dei documenti o gli archivi digitali utilizzano i tag per accelerare il recupero dei documenti. Inoltre, essi sono in grado di prevenire i conflitti di modifiche e la ridondanza dei dati.

Ciò che questi sistemi non possono fare, tuttavia, è di replicare la struttura di una macchina in modo indipendente dal documento. Ciò costituisce uno svantaggio importante per i team di ingegneria meccanica e impiantistica che sono abituati a lavorare e pensare in strutture di prodotto e di progetto. Quando si accede alla descrizione di una pompa installata, ad esempio, essi hanno bisogno di sapere esattamente quante volte è stata installata e dove. Le caratteristiche o i “tag” del documento non sono semplicemente in grado di fornire questo tipo di informazioni.

La gestione dei documenti con soluzioni DMS della categoria DMStec

Le soluzioni DMS della categoria DMStec consentono di creare le strutture di un prodotto, un impianto o un progetto in modo indipendente dai documenti e memorizzare quindi i documenti in queste strutture. Ciò avviene mediante riferimenti. Eventuali modifiche al documento vengono apportate esclusivamente alla fonte, il che significa che sono disponibili ovunque.

Il principio fondamentale di DMStec fornisce la base per la creazione automatica di dossier di macchine e di progetto. Dal momento che queste strutture possono anche contenere documenti connessi al ciclo di vita di macchine, impianti e progetti, una volta completata la fornitura, il dossier della macchina statica diventa un dossier di ciclo di vita dinamico.

5.2 Strutture di prodotto

L’approccio DMStec consente alle aziende manifatturiere di strutturare le informazioni di prodotto in funzione della struttura del prodotto e di realizzare un controllo adeguato dei documenti per le procedure di lavoro convenzionali. Le informazioni relative alla struttura di un componente vengono tradizionalmente generate nella fase di sviluppo per essere utilizzate poi durante la fase di produzione e vendita. I sistemi CAD, PDM, ERP e CRM operano in rarissimi casi con un‘archiviazione gestita in modo sistematico e strutturato. Le classiche strutture a cartella, contenenti una gran quantità di dati archiviati non strutturati, non sono adatte a fornire un Product Data Backbone strutturato e a creare una base per gestire versioni, flussi di approvazione e collaborazione.

Ad esempio, la specifica di un motore montato in un impianto in cinque punti diversi sarà presente anche nella struttura a cartella in cinque punti diversi e bisognerà intervenire su ciascuno di essi in caso di modifica. Che tali specifiche siano correlate fra loro e perfino identiche, può essere stabilito mediante tag e parole chiave uguali. Il loro rapporto non si desume tuttavia in modo del tutto evidente attraverso il “tag” di un documento, ma solo attraverso la struttura dell’impianto in quanto essa è indipendente dal documento. È per questo motivo che i documenti tecnici fanno parte dell’assieme di un impianto, così come la cartella medica fa parte della storia del paziente.

Le strutture del prodotto sono determinate dal carattere tecnico dell’impianto o dal luogo d’installazione. Ci possono essere strutture molteplici, indipendenti l’una dall’altra.  Esse creano un collegamento in cui vengono memorizzati i documenti. I link controllano le fasi di lavoro attraverso i collegamenti e fanno sì che la stessa informazione sia presente e venga elaborata soltanto una volta.

In tal modo una struttura di prodotto, un impianto o un oggetto d’infrastruttura vengono gestiti in modo indipendente dal documento. Le strutture di prodotto distolgono il focus dalla struttura a cartella orientata dal file system muovendosi verso visioni dinamiche su un database comune. Ciascun documento appare solo una volta nel sistema, viene depositato con informazioni specifiche e collegato in strutture con un collegamento logico. Non si trova in una cartella prestabilita, piuttosto la struttura a cartella è una visione (dinamica) del documento.

 

Il progettista ha una visione diversa dei disegni e modelli CAD di un componente rispetto al reparto produzione maggiormente interessato ai report di assemblaggio e di produzione. Le vendite si occuperanno invece delle offerte del fornitore per un determinato componente, di reclami, ecc. Il sistema DMStec memorizza ogni documento una sola volta in modo che ognuno abbia accesso sempre alla versione corretta e aggiornata del documento.

5.3 PDM e DMS

Per quanto riguarda l’archiviazione dei dati e dei documenti, ufficio progettazione e ufficio commerciale hanno finora lavorato in sistemi separati. In ambiente CAD vengono utilizzati sistemi PDM/PLM o semplicemente il CAD-Data management, gli utenti dei sistemi ERP-/SCM o CRM utilizzano per l’archiviazione, il versionamento e la gestione dei loro documenti  i sistemi di gestione elettronica dei documenti (DMS). La coesistenza di sistemi diversi rende difficilmente realizzabile un lavoro sistematico e trasversale con i documenti e i dati di prodotto.

In tutti i reparti, dal punto di vista commerciale o della progettazione, nella gestione dei documenti le aziende tecniche che si confrontano con prodotti complessi hanno bisogno di un Product Data Backbone unico, che integri DMS e PDM su un’unica base di dati. I sistemi PDM e DMStec di PRO.FILE soddisfano tali esigenze con Product Data Backbone. Esso consente perfettamente di iniziare con DMStec per poi passare a PDM e PLM o viceversa.

ROI Calculator di PROCAD: quando può diventare utile un sistema DMS/PLM?

Per un’azienda non è facile valutare quando può diventare utile l’uso di un sistema PDM/DMS/PLM. Molteplici le variabili che entrano in gioco: numero di progettisti, totale dei componenti di nuova progettazione e costo medio, calcolo del numero di riutilizzi, varianti/nuovi pezzi acquistati ogni anno e costi medi. Influisce sulla scelta di acquisto di un PLM anche quante distinte base vengono inserite manualmente in una settimana (tenendo conto della tariffa oraria), quante modifiche vengono apportate settimanalmente e quanto impegno esse comportano ad ogni intervento.

È per questo che PROCAD ha messo a disposizione online un ROI Calculator sulla pagina http://www.procad.de/roi-kalkulator/ dove, chi interessato, potrà inserire i propri dati. L’assistenza gratuita di PROCAD aiuterà a fare una valutazione sulla redditività soprattutto quelle aziende che desiderano accertarsi quale e quanto supporto offrono i sistemi PLM, dove i processi possono essere migliorati e se gli effetti prodotti rispondono alle aspettative. PROCAD ha alle spalle un’esperienza di oltre 1.000 progetti portati a termine con successo ed è quindi in grado di fare una stima realistica sull’utilità del sistema PLM consentendo alle aziende di prendere una decisione su basi solide.

5.4 I dossier del ciclo di vita

Nella pratica, le prime strutture del progetto vengono generate, ad esempio, da offerte, ordini e conferme d‘incarico in ERP. Esse fanno riferimento ad un impianto (standard), vengono trasferite a DMStec di PRO.FILE e creano in esso un dossier vuoto della macchina o del ciclo di vita. Successivamente esso verrà riempito con documenti inerenti alla progettazione meccanica (modelli CAD, disegni, distinte base di progettazione), alla progettazione elettrica (circuiti, distinte base, data sheet esterne), al progetto (capitolati d’oneri, disegni cliente, corrispondenza elettronica, schede prodotto), alla gestione della qualità (protocolli di collaudo) e all’assistenza (report).

I dossier della macchina realizzati su un Product Data Backbone sistematico rappresentano la pietra angolare della gestione documentale. Con tale espressione s’intende la classificazione di documenti per incarico e responsabilità. Essa deve basarsi su strutture indipendenti dal documento. Il controllo dei documenti è il passo logico successivo all’implementazione di un Product Data Backbone per DMStec e PDM raggiungendo così la tappa evolutiva del Product Lifecycle Management (PLM).