PLM

Il successo della vostra azienda è in gran parte determinato dalla capacità di guadagno dei vostri progetti e processi. Per pianificare, gestire e monitorare i documenti è necessario che vengano coordinati da una soluzione unica che consenta all’azienda di ottenere il massimo rendimento dai propri progetti e processi.

Questo concetto è alla base dell’approccio del Product Lifecycle Management (PLM) di PRO.FILE. Nato come evoluzione di PDM, Product Lifecycle Management (PLM) include la gestione dei processi dei dati di prodotto e dei flussi d’informazione diventando così uno strumento strategico nelle industrie manifatturiere. Il software PLM è profondamente integrato in tutti i processi aziendali e svolge un ruolo determinante nello sviluppo e nell’innovazione dei prodotti. L’utilizzo di un sistema di PLM aiuta le aziende manifatturiere ad accelerare la commercializzazione dei propri prodotti e a ridurre i costi a livello d’impresa grazie ad una maggiore trasparenza e coerenza dei processi d’innovazione. Una soluzione PLM crea sistematicità e lungo la catena di produzione aziendale – dall’acquisizione dell‘incarico alla progettazione, dalla produzione alla vendita– essa consente a tutte le persone coinvolte un accesso guidato su una base unitaria comune dei dati di prodotto.

6.1 Gestione delle modifiche

Gestire i processi significa collegare la gestione delle attività ai dati di prodotto. Ciò garantisce agli utenti la gestione centralizzata di tutti i documenti e dati di un processo o un progetto e consente di ridurre i tempi di lavoro grazie ad un migliore coordinamento dei processi o dei progetti in corso evitando gli errori nel caso dei processi correlati.

Il sistema di gestione dei dati di prodotto e dei documenti (DMStec) consente un controllo dei documenti basato sul loro stato di avanzamento, ad esempio, “documento in lavorazione” o “documento approvato”. Nel Product Lifecycle Management si passa al controllo delle attività (Tasks). I processi del ciclo di vita del prodotto basati su file di attività sono utili nei casi in cui nelle aziende manifatturiere vi siano processi ricorrenti o processi a cui partecipano molte persone o nei casi in cui si voglia monitorare o automatizzare parte dell’azienda. In un file di attività i documenti collegati o soggetti a modifica sono collegati all’attività. Le attività fanno parte di quei processi o progetti i cui tempi di attuazione vengono guidati. Una logica estesa d’esecuzione consente l’automazione di attività connesse alla propria mansione.

Spesso è necessario apportare sui progetti di sviluppo delle modifiche con breve preavviso mettendo in crisi anche il calcolo o il progetto più sicuro. Coordinare manualmente il processo di modifica richiede di regola troppo tempo. Ecco dove entrano in gioco i file di attività per il processo di modifica automatizzando il processo di PLM. Il sistema avviserà spontaneamente sui cambiamenti e si avrà sempre una visione aggiornata delle modifiche apportate. Ancora meglio: c’è la possibilità di automatizzare ogni parte del processo di modifica come, ad esempio, l’invio di documentazione o la creazione di una matrice d’impatto (per determinare l’impatto delle modifiche). In questo modo è anche possibile analizzare facilmente quanto incide effettivamente a livello di costi la modifica.

La gestione della modifica riunisce nel sistema PLM i dati di prodotto, i documenti e la gestione delle attività. Tutti i dati di prodotto, i documenti e le informazioni sulla gestione del processo vengono gestiti nel sistema PLM a livello centrale. Qualora vengano apportate delle modifiche sulle tempistiche, interviene un modello di escalation integrato. Mediante il cruscotto l’utente può avere una visione aggiornata delle modifiche.

6.2 Gestione del rischio

Per l’azienda qualsiasi progetto, incarico o contratto può essere connesso a dei rischi relazionati fra di loro o ad altri “oggetti” aziendali quali contratti o altri documenti di accompagnamento, condizioni generali di contratto, corrispondenza o accordi accessori. Il compito della gestione del rischio è di minimizzarli mediante opportune misure e cercare di preventivare rischi futuri.

Negli ultimi anni è aumentato considerevolmente il numero di norme a cui le aziende devono attenersi per garantire che gli standard di conformità vengano rispettati. Una quantità di leggi nazionali, direttive internazionali o anche oneri interni impongono oggi alle aziende severi obblighi di documentazione. I sistemi di Product Lifecycle Management sono la risposta a tutto ciò. Per come è concepito DMStec, PRO.FILE è l’ideale perché rappresenta una base per tutti i dati e i documenti inerenti non soltanto alla progettazione. Con questo sistema le aziende sono in grado di affrontare in modo sicuro la gestione dei rischi che può essere integrata con PRO.FILE nel processo di PLM.

Per prima cosa  vengono memorizzati nel sistema PLM tutti i documenti di accompagnamento con un fattore di rischio in un dossier apposito. Partendo da questi documenti si possono registrare e valutare gli eventuali rischi ordinandoli seguendo un criterio di priorità. A questo punto si procede ad una classificazione in base alla classe di rischio e alla pianificazione dei primi interventi da adottare per ridurli. Un sistema di preallarme comunicherà lo stato di avanzamento delle misure intraprese e se vi è un’escalation del rischio. In questo modo essi vengono individuati tempestivamente consentendo all’azienda di contrastarli in maniera continuativa.

PRO.FILE comprende un cruscotto per il rischio attraverso il quale l’utente può classificare progetti e contratti con un segnale a semaforo in base alla classe di rischio ed effettuare un’analisi delle misure necessarie. Ciò consente il rispetto dei criteri stabiliti con un controllo dei processi a prova di audit e un metodo univoco di valutazione. Le esperienze acquisite sono al tempo stesso una base per lo sviluppo di altre strategie di riduzione del rischio.

Nel software di PLM, ad esempio, le aziende possono rappresentare flussi complessi di approvazione nell’ambito di procedure di  autorizzazione con le autorità. Nel settore dell’aviazione, ad esempio, qualsiasi modifica di un componente può essere soggetta ad approvazione delle autorità aeronautiche nazionali o altri enti. Nella propria gestione delle modifiche, l’azienda manifatturiera deve attenersi a piani di prova, manuali di manutenzione, manuali di volo e altri tipi di documenti. Spesso per un documento sono previste più procedure di approvazione. In PRO.FILE la logica di questi processi può essere rappresentata nell’ambito della gestione del rischio. In questo modo l’azienda può tracciare in maniera dettagliata chi ha redatto e approvato un documento da sottoporre a verifica.

6.3 Contract management

Nel contratto sono fissati i principi essenziali delle relazioni commerciali di un’azienda con clienti, fornitori, partner e altre figure esterne. Mettere a disposizione della persona giusta tali informazioni al momento e nel luogo opportuni dovrebbe far parte di un processo di Product-Lifecycle-Management. Solo con una gestione centralizzata del contratto si può garantire il rispetto delle scadenze e degli obblighi contrattuali. Senza la trasparenza necessaria, una volta concluso il contratto, essi vengono spesso dimenticati. Utilizzando DMStec, PRO.FILE è in grado di conservare qualsiasi tipo di documento contrattuale.

In azienda ogni reparto spesso conclude per conto proprio i contratti con la conseguenza che i documenti contrattuali non vengono gestiti a livello centrale, ma memorizzati nei singoli dipartimenti in modo frammentato. Conservare i documenti cartacei in modo non unificato, comporta che spesso essi non sono più reperibili, magari proprio quando invece servono. Né è possibile avere chiaro se eventualmente in azienda ci sono diversi uffici che hanno stipulato un contratto identico con lo stesso fornitore. Sarebbe preferibile che l’ufficio acquisti potesse verificare con facilità quanti contratti con quali aziende sono in corso, quali condizioni li distinguono l’uno dall’altro e dove eventualmente si possono unire e uniformare i rapporti contrattuali per ottenere condizioni migliori.

Infine, accade spesso di prorogare inavvertitamente le scadenze perché i documenti necessari non sono a portata di mano per verificarne il termine. I contratti protratti involontariamente per una mancata gestione delle scadenze sono ripetutamente causa di un aumento delle spese in molte aziende.

In PRO.FILE le aziende possono usufruire di una gestione digitale centralizzata di tutti i file contrattuali riguardanti contratto, progetto e prodotto con la relativa documentazione. Si tratta di un sistema di gestione contrattuale multi-funzione che offre all’utente una visione completa e trasparente dei contenuti del contratto. PRO.FILE ripresenta automaticamente i contratti in tempo utile prima che essi scadano. Grazie all’Escalation management integrato, l’utente viene informato tempestivamente su tutti i termini di disdetta di cui tener conto. Non è più necessario procedere alla produzione cartacea di tali informazioni e alla realizzazione di tabelle di Excel in quanto i processi vengono automatizzati in tutti i contratti aziendali.

Il sistema Product Lifecycle Management rende anche disponibili testi standard e template che consentono di velocizzare la stesura dei contratti. Il Contract management in PRO.FILE segue l’utente in tutto l’iter, dalla preparazione del contratto alla sua sottoscrizione. Ciò riduce i tempi di esecuzione e ognuno mantiene sempre una visione globale di dov’è il contratto e in quale stato di avanzamento si trova. L‘autorizzione per gradi dell’utente fa sì che possano accedere al documento contrattuale solo utenti autorizzati.